COVID-19 疫情來襲,多國禁止人群聚集的各種商業、娛樂、宗教、文化和社交活動,這突如其來的限制令也直接影響了原訂在2020年共結連理的準新人們。其中有85%的準新人將婚禮延期到年底和2021年,以應付排山倒海而來的各種臨時變動。然而婚禮能夠遲到,但卻不能永遠不到。

結婚是人一生中一個既歡喜又憂愁的階段。喜的是你開始步入生命新的篇章,在人海中找到相伴終身的對象,確定自己的情感依歸不在漂浮不定;憂的是你將要離開原生家庭,離開養育自己多年的父母,另行組織新家庭。而婚禮是這個階段的慶祝儀式,主要目的是通過婚禮過程中的儀式感創造許多幸福的時刻,將這些滿載幸福感的時光烙印在記憶之中,蘊藏在之後漫長的人生中細細回味。

婚禮的儀式感和生命中的幸福時刻,是需要見證的。而見證的對象,莫過於對你頗為重要的親友,而他們也將會是你婚禮的座上賓客。婚禮賓客的見證之所以重要,其實是在於體驗與分享。「有朋自遠方而來,不亦樂乎。」當你因為體驗到某件事而感到快樂的時候,是不是心切的想要和親友分享你的愉悅?這便是見證的重要性。

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然而,婚禮籌備當中其中一個讓人煩惱的工作項目就是婚禮賓客的邀請、名單的籌劃、座位的安排以及婚宴當天的座位詳情。因此,我們強烈建議新人們摒除固有的紙本名單籌劃工作,保留更多時間和精力在其他籌備工作上,完善婚禮流程,讓賓客感覺賓至如歸。我們也整理了使用賓客管理App的8個理由,讓你詳細了解為什麼你需要改變:

  1. 擺脫混亂的紙本名單
  2. 可多方同時建立
  3. 臨時變動
  4. 超快速座位查找
  5. 拼音搜索長輩不落單
  6. 座位分佈圖
  7. 掌握即時出席人數
  8. 紅包紀錄存檔

 

擺脫混亂的紙本名單

固有的賓客邀請和賓客名單建立主要仰賴於紙本上的籌劃,而婚禮賓客邀請往往是由不同的家庭成員進行,各組邀請自己的親友來參加。也就是新郎或新娘各自有自己邀請的朋友,而男女雙方父母也可能籌備著不同版本的名單,來各自安排和邀請賓客。

這樣的作法帶來幾種問題,例如:統整名單的困難。由於賓客名單籌備過程是分開完成的,最終始終需要進行整合,以方便賓客於婚宴當天查詢座位。你必須將混亂分散的幾份名單,統一整理為一份最終的婚禮賓客名單。而各方之間往往也擁有著不同版本和各式的名單,這更加劇了婚禮賓客名單的統整工作。

透過系統化的賓客管理APP,你可以遠離在婚前忙得手足無措的窘境。電子化管理賓客名單,只需要一機在手,即可讓你擺脫混亂的紙本名單,簡化統整工作,無須在不同版本的名單各式中來回費時調整。

可多方同時建立

現有的名單籌備方法,使籌備進度相當不透明,新人難以快速掌握確切的名單籌備進度。由於各方擁有各自的紙本名單,而紙本名單之間並沒有聯繫,因此彼此無法清楚了解名單籌備的進度,很可能導致婚期將近時的手忙腳亂。

賓客管理APP支援多方同於同一個帳戶內,同時進行名單籌備。由於系統支持名單同步更新,新人無須再手動整理就能獲取最即時的賓客名單,進而清楚的掌握整個婚禮的籌備進度,讓新人們更省時省力。此外,新人也能創建各自邀請的賓客類別,例如:新郎同學、新娘親戚、新郎父親好友等類別,方便管理賓客和追蹤籌備進度。

臨時變動

婚禮名單的變動性不容小覷,有時候一些突發狀況也會導致婚宴現場的混亂。例如:有親友由於家中發生突發事件,提前2天告知臨時無法出席。這時候你必須調整賓客名單,甚至於作為編排也會因此而受影響。

這時候新人只需要透過手機,從婚禮帳戶中移除賓客,進行簡單調整名單即可。所有最新名單將自動更新到已登陸婚禮帳戶的手機當中。新人無須重新修訂名單更可以省略打印紙本名單和分發新名單的工作。即使臨時變動發生在婚禮當天,新人也可以隨時隨地的進行修正。

超快速座位查找

你為賓客們精心設計的座位安排,希望他們在婚宴當天有賓至如歸的感覺。但是,賓客卻在等待招待處查找其座位的過程,經歷了漫長的等待。由於現有的查找座位方式,是透過人工的方式在不同的紙本名單上搜尋賓客姓名,且名單也不是招待處人員負責籌劃的,因此常會發生需要較長的時間搜索賓客姓名,甚至有時會發生看漏眼找不到賓客名字的尷尬場面。

而賓客管理APP的最大優點之一,就是解決座位查找的問題。系統會根據新人所輸入的賓客資料,生成各個賓客專屬的QR碼,讓新人透過手機去發送給特定的賓客。而賓客就能夠在婚宴當天,以自己收到的QR碼來證明賓客的身分,然後讓招待處人員掃描QR碼,便能在1秒鐘內馬上得知自己的座位號碼。

拼音搜索長輩不落單

使用智慧型手機雖說不是年輕人的專利,許多長輩也開始懂得透過智慧型手機使用網路,但也並非所有的長輩都具有對接收掃描QR碼的認識。考量到這個因素,thebigday的賓客管理APP也讓新人能透過智能拼音搜索的方式,快速查找賓客座位詳情。

智能拼音搜索能讓招待人員,用最短的時間找到賓客資料。透過輸入賓客姓名拼音的開頭字母就可以即刻找到,例如:「黃心怡」只需要輸入hxy,無須輸入完整拼音就可以即刻找到。擔心長輩不善於使用科技的話,可以安排招待人員協助較年長賓客手動拼音搜索姓名,找到賓客座位詳情,不讓長輩有抗拒使用QR碼的心理,同時也能快速完成座位查詢。

座位分布圖

座位編排也的確是婚禮名單籌備中不簡單的工作,哪些賓客應該坐在哪一區、哪一張桌子、和誰同桌等等。而在編排座位的過程中,也要清楚的了解目前仍然空置的桌子以及空置的座位數量才能有效的完成座位編排的工作。

在賓客管理APP內建Table View的功能,讓新人在編排座位的時候,可以透過不同顏色的標誌來代表個別桌子目前的滿座程度。例如:灰色代表空置、黃色代表已有賓客但尚未滿座、綠色則代表此桌子已滿座。通過桌子顏色的分佈來提醒和顯示桌子目前的狀態,讓座位編排一目了然。

掌握即時出席人數

有參與過婚宴籌備的人一定有過這樣的經驗,就是不確定婚宴開席的時間。一般上婚禮新人會儘量等到有80%左右的賓客出席率,也要確保VIP或重要的賓客已到場才會開席。因此,較常見的情況是新人在忙碌的婚宴當天,無暇點算實際出席人數,也難以掌握重要賓客是否已經到場,這往往也造成了遲開席的狀況。

在婚宴當天使用賓客管理APP查詢賓客座位的同時,也可以簽到賓客的出席。系統也會同步將最即時的出席數據彙整更新,讓新人隨時掌握賓客出席數據,清楚婚禮到場人數以及婚宴酒席開席時間。50%以上的新人表示使用了賓客管理APP後,婚宴開席能夠更加準確不拖延,不會讓賓客餓肚子苦等。

紅包紀錄存檔

家長一般會要求新人們紀錄存檔收到的紅包金額,以便方便來日向對方進行回禮而不失禮數。大多數情況是紀錄在紅包袋或紙張上,這樣處理較難翻查紀錄;而一些較有條理的新人則會創建電腦檔案進行紀錄。

由於賓客管理APP裡面以及建立了婚禮的賓客名單,新人只需要在賓客資料中直接輸入收到的紅包金額就可以了,系統還會自動結算總共紀錄的紅包金額,進而方便檢查和翻閱所有紅包紀錄。